Unter Belege → Serienrechnungen (oder in der Kundenakte) legen Sie eine Serie an: Kunde, Titel, Intervall (monatlich, alle 2 Monate, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich), erster Termin, auf Wunsch ein Ende, Zahlungsziel und die Positionen. Eine neue Serie ist zunächst angehalten: Erst wenn ihre Positionen eingetragen sind und Sie sie starten, entstehen Rechnungen.
Was zum Termin passiert
Sie wählen je Serie: als Entwurf anlegen (Vorgabe) — Sie prüfen die Rechnung, schreiben sie fest und verschicken sie — oder festschreiben und per E-Mail verschicken: Livo schreibt die Rechnung zum Termin fest und schickt sie an die E-Mail-Adresse des Kunden, als E-Rechnung, wenn der Kunde sie so bekommt. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse oder fehlt eine Pflichtangabe, bleibt die Rechnung als Entwurf liegen, und das Protokoll nennt den Grund.
Nummern und Festschreibung
Jede Rechnung bekommt beim Festschreiben ihre eigene Nummer aus Ihrem Nummernkreis und ist danach unveränderlich, wie jede andere Rechnung. Ein Entwurf hat noch keine Nummer.
Leistungszeitraum
Im Voraus: Die Rechnung am Termin gilt bis zum nächsten Termin. Nachträglich: Sie gilt für die Zeit seit dem vorigen Termin. Der Zeitraum steht in der Rechnung.
Nie doppelt
Je Serie und Termin entsteht höchstens eine Rechnung, auch wenn Sie „jetzt erzeugen“ zweimal klicken oder der stündliche Lauf gerade arbeitet. „Jetzt erzeugen“ gibt es nur für einen Termin, der heute oder früher fällig ist. Livo holt je Serie insgesamt höchstens drei fällige Termine nach; die älteren davon legt es auch bei automatischem Versand nur als Entwurf an, damit Sie einen Rückstand prüfen, bevor er beim Kunden ankommt. Wären mehr als drei Termine fällig (zum Beispiel nach langem Anhalten), hält Livo die Serie an und erzeugt nichts. Dann setzen Sie einen späteren nächsten Termin und legen die älteren Rechnungen einzeln an. Ein erster Termin, der weiter zurückliegt, lässt sich gar nicht erst speichern.
Anhalten und Löschen
Eine angehaltene Serie erzeugt nichts, bis Sie sie wieder starten. Eine gelöschte Serie verschwindet mit ihren Positionen und ihrem Protokoll; die Rechnungen, die schon entstanden sind, bleiben.