Vom ersten Angebot zur bezahlten Rechnung

1. Kunde anlegen. Unter Kunden Name und Adresse eintragen. Mehr braucht es nicht; Steuernummer und Ansprechpartner können später dazu.

2. Auftrag anlegen. Unter Aufträge eine Bezeichnung und den Kunden wählen. Der Auftrag ist die Klammer um alles Weitere: Angebot, Zeiten, Material, Rechnung.

3. Angebot schreiben. Auf der Auftragsseite auf Angebot anlegen. Positionen kommen aus Ihrem Artikelstamm oder werden frei getippt. Summen und Umsatzsteuer rechnet die Software.

4. Aus dem Angebot wird die Rechnung. Ein Klick — Positionen und Empfängerdaten werden übernommen, nichts wird neu getippt. Wer erst eine Auftragsbestätigung schickt, wandelt das festgeschriebene Angebot in eine Auftragsbestätigung um; aus ihr entstehen die Rechnung und, ohne Preise, ein Lieferschein, den der Empfänger unterschreibt. Ein unterschriebener Nachweis wird mit „Rechnung aus diesem Nachweis“ abgerechnet, mehrere Aufträge desselben Kunden in einer Sammelrechnung.

Angebotsentwurf aus Text oder Diktat

Wenn Sie ihn unter Einstellungen → Sicherheit → KI-Entwürfe eingeschaltet haben (ab Werk aus), steht im offenen Angebot das Feld Entwurf aus Beschreibung. Schreiben oder diktieren Sie, was zu tun ist — etwa „Bad: zwei Steckdosen setzen, 5 m Kabel, 2 Stunden Arbeit“. Ein Sprachmodell auf unserem eigenen Server schlägt daraus Positionen vor: aus Ihrem Artikelstamm, mit den Preisen dieses Kunden (vereinbarter Preis, sonst Rabatt, sonst Listenpreis), Arbeitszeit ohne Artikel zum Stundensatz. Kein Text verlässt den Server. Jede Zeile lässt sich ändern oder abwählen; ins Angebot kommt erst, was Sie übernehmen. Wo das Modell unsicher war — eine Menge, die nicht im Text steht, ein fehlender Preis —, steht ein Hinweis an der Zeile. Gibt es zum Auftrag ein Aufmaß, wählen Sie es über dem Textfeld aus: Dann kommen die Mengen aus dem Aufmaß (seinen Positionen, sonst den gemessenen Flächen), der Text sagt nur noch, welche Arbeiten gemeint sind, und das Modell ordnet jeder Aufmaßzeile einen Artikel Ihres Stamms mit passender Einheit zu — passt keiner, bleibt die Zeile frei, mit Text und Menge des Aufmaßes. Fotos liest der Entwurf nicht; beschreiben Sie, was darauf zu sehen ist.

Leistungsverzeichnis eines Kunden einlesen

Im offenen Angebot liest Leistungsverzeichnis einlesen ein LV als Excel (.xlsx), CSV, PDF mit Text oder eingefügten Text. Tabellen mit Kopfzeile (Pos./OZ, Kurztext, Menge, Einheit) und Texte mit Ordnungszahl, Menge und Einheit liest Livo selbst, ohne Sprachmodell. Für unstrukturierte Texte, etwa eine Anfrage per E-Mail, kann der Inhaber unter Einstellungen → Sicherheit → KI-Entwürfe „Leistungsverzeichnis mit dem Modell zerlegen“ einschalten (ab Werk aus): Dann zerlegt das Sprachmodell auf unserem eigenen Server den Text, und Mengen oder Texte, die so nicht im Verzeichnis stehen, tragen einen Hinweis. Vor der Übernahme sehen Sie jede Zeile und können Ordnungszahl, Text, Menge, Einheit und Langtext ändern oder die Zeile abwählen. Eine Zeile, deren Menge Livo nicht lesen kann (etwa „nach Aufmaß“), steht mit Menge 0 und abgewählt dabei; ungefähre (ca.), doppeldeutig geschriebene und mehrere Mengen in einer Zeile tragen einen Hinweis, ebenso eine Einheit, die nicht in der Einheitenliste steht — in einer E-Rechnung erscheint sie als Stück. Die Positionen kommen ohne Preis ins Angebot — die Preise tragen Sie ein. Eingescannte PDFs ohne Text liest Livo hier nicht; GAEB-Dateien liest das Modul Ausschreibungen.

Langtext verbessern oder kürzen

Ist es eingeschaltet (ab Werk aus), stehen unter dem Langtext einer Position Langtext verbessern und Langtext kürzen. Das Sprachmodell auf unserem eigenen Server bekommt nur Kurz- und Langtext dieser Position. Enthält sein Vorschlag eine Zahl (auch als Wort, etwa „drei“, oder als Bruch wie „½“), eine Zahl mit einer anderen oder neuen Einheit („10 cm“ statt „10 m“), eine Abmessung wie „3x1,5“, ein Normkürzel (DIN, VDE, ÖNORM …) oder eine Zusage (Gewährleistung, Festpreis, pauschal, inklusive …, Material, Anfahrt, Entsorgung, Abnahme, Dauer, Frist …), die in Ihrem Text nicht stand, oder fehlt ein „nicht“, „kein“ oder „ohne“ aus Ihrem Text, verwirft Livo ihn. Fehlen Zahlen aus Ihrem Text, steht ein Hinweis darunter, ebenso bei neuen Namen in Großbuchstaben oder mit Bindestrich (vielleicht eine Marke). Andere neue oder umgestellte Wörter erkennt Livo nicht — lesen Sie den Vorschlag, bevor Sie ihn übernehmen. In das Textfeld übernehmen ändert nur das Feld — gespeichert wird mit Speichern.

Prüfhinweise

Im offenen Beleg zeigt Livo Prüfhinweise, wenn etwas von Ihrer eigenen Gewohnheit abweicht: keine Anfahrt, obwohl Sie sonst in den meisten Belegen dieser Art eine berechnen; eine Menge, die weit über dem liegt, was Sie von diesem Artikel sonst anbieten; eine doppelte Position; ein Verkaufspreis unter dem Einkaufspreis; eine Einheit, die nicht zum Artikel passt; ein Angebot nur mit Material. Im Angebot außerdem: ein Verkaufspreis, der im Artikelstamm seit mehr als zwölf Monaten nicht geändert wurde (die Grenze stellen Sie unter Stammdaten ein, 0 = aus), und ein Einkaufspreis, der sich im Stamm geändert hat, seit der Verkaufspreis feststeht. Gezählt wird aus Ihren eigenen Belegen und Ihrem Stamm, ohne Sprachmodell; geändert wird nichts.

Positionen: Bilder, Reihenfolge, Kalkulation

An jeder Position eines Entwurfs lässt sich ein Bild hochladen; trägt der Artikel im Stamm ein Bild, kommt es beim Übernehmen als eigene Kopie mit. Das Bild steht im PDF unter der Positionsbeschreibung. Reihenfolge: Unter Reihenfolge ändern ziehen Sie Positionen und Überschriften an ihren Platz (oder mit den Pfeilen) und speichern — eine Überschrift nimmt ihre Positionen mit. Im Positionsformular rechnet Preis kalkulieren aus Material, Stunden und Fremdleistung mit Ihren Zuschlägen den Verkaufspreis vor und übernimmt ihn auf Wunsch. Unter Kunden → Rabattgruppen legen Sie Rabattsätze je Gruppe und Artikelgruppe fest; ein Satz direkt am Kunden geht vor, ein vereinbarter Artikelpreis vor beiden. Der Preisspiegel an einer Position (und an einer Bestellung) stellt Lieferantenangebote nebeneinander; das gewählte setzt den Einkaufspreis, den Verkaufspreis bestimmen Sie.

Zielpreis

Im offenen Angebot geben Sie unter Zielpreis die Summe vor, die das Angebot netto haben soll, und wählen, welche Positionen sich anpassen dürfen: alle, nur Lohn und Arbeitsleistung oder nur Material. Livo verändert deren Einzelpreise anteilig und zeigt vorher jede Zeile mit altem und neuem Preis; lassen die Mengen keinen centgenauen Treffer zu, steht die Abweichung da. Der ursprüngliche Einzelpreis bleibt an der Position sichtbar und lässt sich mit einem Klick wiederherstellen. Hat sich das Angebot seit der Vorschau geändert, wird nichts übernommen.

Paketwahl: Gut, Besser, Am besten

Aus einem Angebotsentwurf macht Als Paketwahl anbieten drei vollständige Angebote „Gut“, „Besser“ und „Am besten“ (bis zu vier, die Namen sind frei), jedes mit eigenen Positionen, eigener Summe und eigenem PDF. Der Kunde sieht im Kundenportal alle festgeschriebenen Pakete untereinander und nimmt genau eines an; die anderen entfallen, und aus dem gewählten entsteht die Auftragsbestätigung als Entwurf. Ohne Online-Annahme setzen Sie das gewählte Paket von Hand auf „angenommen“ — die übrigen entfallen dann ebenso. In der Annahmequote zählt eine Paketwahl einmal.

Nachtragsangebote

Ist ein Auftrag erteilt (Angebot angenommen), legen Sie auf der Auftragsseite unter Rechnungen ein Nachtragsangebot an. Es nennt den Hauptauftrag, bekommt seine Nummer aus einem eigenen Kreis (Vorgabe NA2026-0001, unter Einstellungen → Betrieb änderbar) und wird wie jedes Angebot im Kundenportal angenommen. Die Übersicht am Auftrag zeigt je Nachtrag „beauftragt“, „offen“ oder „Entwurf“ und die Auftragssumme mit den beauftragten Nachträgen; ein angenommener Nachtrag geht mit eigener Überschrift in Abschlags- und Schlussrechnung ein, ein offener nicht. Ein Nachtrag, den der Kunde vor Ort unterschreibt, ist ebenfalls ein Nachtragsangebot.

Vorlagen am Auftrag

Unter dem Reiter Vorlagen eines Auftrags erzeugen Sie drei Schreiben als PDF, gefüllt mit Kunde, Auftrag, Objekt und Ihrem Betrieb: einen Leistungsschein ohne Preise (die Positionen eines festgeschriebenen Angebots oder einer Auftragsbestätigung mit Menge und Einheit), eine Fachunternehmererklärung und ein Mieteranschreiben, das Termin und Ablauf der Arbeiten ankündigt. Den Wortlaut jeder Vorlage passen Sie mit Platzhaltern wie {kunde.name} an. Die Fachunternehmererklärung ist kein amtliches Formular — für BAFA, KfW und § 35c EStG gelten deren eigene Muster; das Mieteranschreiben ersetzt keine Ankündigung des Vermieters nach § 555c BGB.

Versionsverlauf

Jede gespeicherte Änderung an Kopf, Positionen und Texten eines Belegs wird als Fassung festgehalten — wer, wann, was. Unter Verlauf sehen Sie die Fassungen, vergleichen sie mit der vorigen und stellen einen Entwurf auf eine frühere Fassung zurück; das Zurückstellen ist selbst wieder eine Fassung. Aufgehoben werden höchstens 200 Fassungen: die erste und die jüngsten — bei mehr fallen die ältesten dazwischen weg. Ein festgeschriebener Beleg ändert sich nicht mehr: Sein Verlauf endet mit dem Festschreiben.

Anzahlung ohne Angebot

Auf der Auftragsseite unter Rechnungen stellen Sie eine Anzahlungsrechnung mit freiem Betrag netto oder einem Prozentsatz der Auftragssumme — auch, wenn es kein Angebot im System gibt. Sie trägt kein Leistungsdatum, weil die Leistung noch aussteht, und die Schlussrechnung zieht sie wie jeden Abschlag ab.

Festschreiben

Mit dem Festschreiben bekommt eine Rechnung ihre Nummer und ist unveränderlich. Das ist keine Schikane, sondern der Grund, warum ein Steuerberater der Belegkette überhaupt glaubt. Ein Fehler wird nicht überschrieben, sondern berichtigt: durch eine Gutschrift zur Rechnung (sie mindert, was der Kunde schuldet), eine Rechnungskorrektur (sie ersetzt die Rechnung, die dabei storniert wird; schon eingegangene Zahlungen werden auf die Korrektur umgebucht) oder einen Storno. Hat eine Rechnung schon eine Gutschrift, wird sie nicht mehr korrigiert, sondern mit einer weiteren Gutschrift berichtigt. Gutschrift und Korrektur haben einen eigenen Nummernkreis und nennen die Originalrechnung — auch in der E-Rechnung (Typ 381 bzw. 384).

Bauumlage und Sicherheitseinbehalt

Bei Rechnungen an Generalunternehmer tragen Sie am Rechnungsentwurf die Bauumlage (wird vom Netto abgezogen, die Umsatzsteuer rechnet sich danach) und den Sicherheitseinbehalt (mindert nur den jetzt fälligen Betrag, die Umsatzsteuer bleibt auf dem vollen Betrag) in Prozent ein. Beides steht im PDF und in der E-Rechnung (der Einbehalt in den Zahlungsbedingungen); in DATEV mindert die Bauumlage den Erlös, der Einbehalt ändert die Buchung nicht, weil die Forderung voll besteht; den Einbehalt geben Sie nach Ablauf der Frist auf der Rechnung frei.

Mahnen

Unter Offene Posten oder auf der Rechnung setzen Sie die nächste Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung); auf der Rechnung schicken Sie die Mahnung dann per E-Mail mit PDF. Mahngebühr und Verzugszinsen sind aus, bis Sie sie unter Einstellungen → Zahlungsbedingungen vorbelegen — und lassen sich an jeder Mahnung einzeln ab- oder zuschalten. Zinsen laufen erst ab Verzug: ab dem Tag nach Zugang der Zahlungserinnerung (per E-Mail über Livo am Versandtag, sonst mit vier Tagen Postweg gerechnet), oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, wenn § 286 Abs. 3 BGB greift. Der offene Betrag im Schreiben ist immer der von heute; eine bezahlte Rechnung mahnt Livo nicht mehr.

Auf Wunsch automatisch

Unter Einstellungen → Zahlungsbedingungen lassen sich drei Automatiken einschalten, alle ab Werk aus: die Wiedervorlage (hat der Kunde ein Angebot im Kundenportal geöffnet und nach der gewählten Zahl von Tagen weder angenommen noch abgelehnt, legt Livo eine Aufgabe für Sie an — an den Kunden geht nichts), die Nachfassmail zum Angebot (einmal, nach einer gewählten Zahl von Tagen, nur solange das Angebot offen ist) und der Mahnlauf (einmal am Tag, mit denselben Regeln und Vorgaben wie der Knopf, bis zu der Stufe, die Sie wählen; nie bei laufender Lastschrift oder einer Rückbuchung). Ging ein Schreiben des Mahnlaufs nicht hinaus, mahnt er diese Rechnung erst weiter, wenn die Stufe verschickt ist. Was die Automatik getan oder übersprungen hat, steht dort im Protokoll.