Wer an öffentliche Auftraggeber stellt — Stadt, Kreis, Land, Bund —, muss elektronisch rechnen. Papier oder ein einfaches PDF werden dort nicht mehr angenommen.
XRechnung
Ein XML-Datensatz nach dem Standard XRechnung 3.0 (UBL). Sie erzeugen ihn auf der festgeschriebenen Rechnung mit einem Klick und laden ihn herunter.
ZUGFeRD
Ihre Rechnung als PDF — dasselbe Blatt, das der Kunde sonst bekommt, mit Briefpapier und Zahlungsangaben —, dazu die Daten eingebettet (CII nach EN 16931). Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest gleichzeitig die Daten. Die Datei ist ein PDF/A-3 (Schriften eingebettet, Farbprofil, Metadaten) — Ausnahmen unter „Was wir NICHT versprechen“.
Per Mail
Welches Format ein Kunde per Mail bekommt, stellen Sie in seiner Kundenakte unter E-Rechnung per Mail ein: nur das PDF, das ZUGFeRD-PDF statt des PDFs, oder das PDF mit der XRechnung als zweitem Anhang. Ohne eigene Wahl gilt die Vorgabe nach Kundenart: Mit eingetragener Leitweg-ID geht die XRechnung mit, mit eingetragener USt-IdNr. das ZUGFeRD-PDF, sonst nur das PDF. Lässt sich die E-Rechnung für eine Rechnung nicht erzeugen, geht nichts raus, und die Belegseite bietet Nur als PDF senden an.
Was in den Daten steht
Positionen, Summen, Nachlass, Steuer, Zahlungsziel und Skonto wie auf der Rechnung, dazu Ihre Einleitung und Ihr Schlusstext als Rechnungsnotiz. Als Kleinunternehmer steht der Hinweis nach § 19 UStG darin.
Die Leitweg-ID
Öffentliche Auftraggeber nennen Ihnen eine Leitweg-ID. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt. Tragen Sie sie einmal in der Kundenakte unter E-Rechnung per Mail ein — dann übernimmt jede Rechnung an diesen Kunden sie beim Festschreiben. Eine abweichende Leitweg-ID für einen einzelnen Beleg tragen Sie am Beleg im Feld Leitweg-ID / Bestellnummer ein; die gewinnt. Livo prüft beim Eintragen die Prüfziffer.
§ 13b UStG (Bauleistung an ein Bauunternehmen)
Auch eine Rechnung mit Steuerschuldumkehr gibt es als E-Rechnung: ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden. Livo braucht dafür die USt-IdNr. Ihres Kunden oder, wenn er keine hat, seine Registernummer (zum Beispiel „HRB 4711, Amtsgericht Bonn“) — tragen Sie eine davon in der Kundenakte unter „E-Rechnung per Mail“ ein, bevor Sie die Rechnung festschreiben. Beides lässt der Standard zu (Regel BR-AE-02), und der offizielle Prüfer der KoSIT nimmt beide Fälle an. Hat Ihr Kunde nur eine Steuernummer, geht die § 13b-Rechnung als PDF. Fehlt beides, nennt die Belegseite den Grund, statt eine Datei zu erzeugen, die der Empfänger ablehnt.
Was wir NICHT versprechen
Unsere Beispielrechnungen besteht der offizielle KoSIT-Prüfer der Verwaltung, als ZUGFeRD-PDF auch der Referenzprüfer veraPDF (PDF/A-3). Ihre einzelne Rechnung prüft Livo vor dem Herunterladen und Verschicken nur gegen einen Teil der Regeln; veraPDF läuft nicht bei jeder Datei. Mit eigenem Briefpapier oder einem Logo in CMYK (etwa der Druckerei-Datei) weist Livo das ZUGFeRD-PDF nicht als PDF/A aus, weil wir den Inhalt Ihrer Briefpapier-Datei nicht prüfen können und CMYK nicht zum Farbprofil passt. Laden Sie das Logo als PNG oder als JPEG in RGB hoch, dann gilt die Grenze nur noch für das Briefpapier. Ob die USt-IdNr. Ihres Kunden beim Bundeszentralamt für Steuern geführt wird, fragt Livo nicht ab; geprüft werden nur Form und Prüfziffer.