Ein Umstieg erfolgt an einem Stichtag, nicht Stück für Stück. Ab diesem Tag schreiben Sie neue Angebote und Rechnungen in Livo; was vorher begonnen wurde, bringen Sie im alten Programm zu Ende.
1. Stichtag wählen
Am einfachsten ist ein Monatsanfang. Offene Rechnungen aus dem alten Programm übernehmen Sie am Stichtag als offene Posten (siehe 3) und mahnen sie ab dann nur noch in Livo — so ist jede Rechnung an genau einer Stelle offen.
2. Nummern fortsetzen — vor der ersten Rechnung
Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vorkommen (§ 14 Abs. 4 UStG). Am saubersten zählen Sie einfach weiter: Unter Einstellungen → Betrieb → Nummern tragen Sie je Belegart (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften & Korrekturen) die nächste Nummer ein — die letzte Nummer aus dem alten Programm plus eins. Stand die letzte Rechnung dort bei 372, tragen Sie 373 ein. Auch das Format übernehmen Sie dort: Präfix (bis acht Zeichen, z. B. „RE-“), Jahr in der Nummer ja oder nein, Stellenzahl. Aus „RE-“ ohne Jahr mit fünf Stellen wird so „RE-00373“. Das ist nur möglich, solange in Livo noch kein Beleg dieser Art geschrieben ist — danach ist der Zähler fest und zählt nur noch weiter.
3. Daten übernehmen — mit dem Umzugs-Assistenten
Unter Stammdaten → Daten übernehmen laden Sie Ihre Kunden- oder Artikelliste als Excel-Datei (.xlsx) oder CSV hoch. Livo zeigt zuerst, welche Spalte wohin gehört und welche Zeilen nicht mitkommen — geschrieben wird erst, wenn Sie bestätigen. Bei Kunden kommen neben Name und Anschrift auch Kundennummer und Debitorennummer mit; bei Artikeln Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis, Steuersatz, Lieferant, Art und Langtext. Was schon da ist, wird nicht doppelt angelegt.
Darüber führt der Link zum Umzugs-Assistenten. Dort wählen Sie aus einer Liste, von welchem Programm Sie kommen — die verbreiteten Handwerker- und Buchhaltungsprogramme, dazu Outlook, Google und vCard —, und lesen, wie Sie dort an die Dateien kommen. Erkennt Livo den Export an seiner Kopfzeile, ist die Zuordnung schon vorbelegt. Schritt für Schritt übernehmen Sie:
- Kunden — auch als vCard oder als DATEV-Datei „Debitoren/Kreditoren“ von Ihrem Steuerbüro; Firma oder Privat, Anrede, Vor- und Nachname, Ansprechpartner, Land, USt-IdNr., Leitweg-ID und IBAN kommen mit.
- Artikel — fehlt der Verkaufspreis, rechnet Livo ihn aus Einkaufspreis und Aufschlag.
- Alte Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF: schreibgeschützt in der Rechnungshistorie beim Kunden, mit dem Original. Aus ihren Positionen schlägt Livo Artikel vor.
- Offene Posten: Sie werden keine Livo-Rechnungen (keine neue Nummer, kein Festschreiben, kein DATEV), lassen sich aber in Livo mahnen und mit Zahlungen verbuchen — von Hand oder aus dem Kontoauszug.
- Aufträge mit Titel, Kunde, Status, Baustelle, Beginn und Ende; die alte Auftragsnummer bleibt als Bezug stehen.
- Termine als Kalenderdatei (iCal, .ics) oder Liste, mit Mitarbeiter und Auftrag; Wiederholungen werden einzelne Termine. Ihre Kunden bekommen dabei keine Bestätigung und keine Erinnerung.
- Zeiten mit Mitarbeiter, Auftrag, Beginn, Ende und Pause oder nur den Stunden. Sie gelten als nicht abrechenbar, außer eine Spalte sagt es anders; abgeschlossene Monate nimmt Livo nicht an.
- Objekte mit Anschrift und Anlagen mit Hersteller, Modell, Seriennummer und Baujahr beim richtigen Kunden. Den Wartungsvertrag legen Sie danach selbst an.
- Dokumente als ZIP oder ganzer Ordner: PDFs und Fotos, nach Ordnernamen dem Auftrag zugeordnet oder an einen Auftrag Ihrer Wahl.
Die alte Kundennummer bleibt am Kunden stehen, auch wenn Livo eine neue vergibt — spätere Dateien finden den Kunden darüber. Spalten, die Livo nicht kennt, übernehmen Sie als eigene Felder an Kunde, Auftrag oder Objekt.
Jeder Import lässt sich unter „Letzte Importe“ rückgängig machen, solange noch nichts daran hängt — alte Rechnungen nur in den ersten 30 Tagen, danach sind sie Ihr Archiv.
Was nicht mitkommt
Mitarbeiter und Wartungsverträge liest der Import nicht ein, Angebote nur als Auftrag ohne Positionen. Alte Rechnungen als reines PDF (ohne eingebettete E-Rechnung) liest Livo nicht aus, Sie können sie aber als Dokument ablegen. Word-, Excel- und CAD-Dateien nimmt die Dateiablage nicht an. Die Buchführung des alten Programms müssen Sie aufbewahren: Ziehen Sie dort einen vollständigen Export, bevor Sie es kündigen — in welcher Form, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.
4. Das alte Programm erst nach dem Testmonat kündigen
Der Testmonat dauert 30 Tage. Kündigen Sie das alte Programm frühestens, wenn Sie in Livo einen Monat lang echte Rechnungen geschrieben haben und der Export aus dem alten Programm gesichert ist. Bis dahin laufen beide nebeneinander — das kostet ein paar Euro und erspart Ihnen einen Umstieg ohne Rückweg.