Unter Aufträge → Board stehen Ihre Aufträge als Karten in Spalten (Anfrage, Angebot, Auftrag, Fertig, Abgerechnet — oder Ihre eigenen, z. B. „Entwurf freigegeben“, „Material bestellt“). Für jede Spalte können Sie festlegen, ob der Kunde eine E-Mail bekommt, wenn sein Auftrag dort ankommt.
Einrichten
Unter dem Board öffnen Sie Kundenmail je Spalte (Inhaber, Büro, Bauleitung). Je Spalte wählen Sie:
- Aus — ab Werk. Es passiert nichts.
- Automatisch senden — die Mail geht direkt nach dem Speichern raus.
- Vorschlagen — nach dem Ziehen erscheint die fertige Mail. Sie ändern sie bei Bedarf und senden mit einem Klick, oder Sie klicken Nicht senden. Später schließt den Dialog; der Vorschlag liegt dann auf der Übersicht des Auftrags.
Betreff und Text schreiben Sie selbst. Platzhalter fügen Sie per Klick ein: {{anrede}} („Sehr geehrte Frau Schmidt,“), {{kunde}}, {{vorgang}} (Titel des Auftrags), {{stufe}} (Name der Spalte), {{verantwortlich}}, {{datum}}, {{betrieb}}, {{unterschrift}} und weitere. Mit Fragezeichen ({{?verantwortlich}}) fällt die Zeile weg, wenn es keinen Wert gibt. Ihre eigenen Kunden- und Auftragsfelder (Einstellungen → Kunden) stehen als {{feld_…}} in der Liste, z. B. {{feld_baujahr_heizung}}. Die Vorschau daneben rechnet mit Beispieldaten genau so, wie die Mail später gebaut wird. Einen unbekannten Platzhalter speichert Livo nicht.
Einrichten dürfen Inhaber, Büro und Bauleitung. Ein Monteur darf Karten ziehen — und löst damit die Mail der Spalte aus —, aber keine Vorlagen ändern; einen Vorschlag sendet er so, wie die Vorlage ihn ergibt, ohne den Text zu ändern.
Anhänge und Termin
Je Spalte hängen Sie feste Dateien an, etwa Firmenpräsentation und Einrichtungsfragebogen: lose PDF-, JPG- oder PNG-Dateien aus der Ablage (direkt in der Einrichtung hochladbar), höchstens 5 und zusammen 7 MB (kodiert knapp 10 MB — mehr nehmen viele Postfächer nicht an). Dateien, die an einem Auftrag hängen, stehen nicht zur Wahl — sie gehören einem Kunden. Im Vorschlag lassen sich Anhänge abwählen, aber keine hinzufügen.
Für den nächsten Termin des Auftrags gibt es die Platzhalter {{termin_datum}}, {{termin_uhrzeit}}, {{termin_ort}} und {{termin_mitarbeiter}}. Mit Termin als Kalendereinladung (.ics) anhängen übernimmt der Kunde ihn mit einem Klick in Outlook. Braucht die Vorlage einen Termin und am Auftrag steht keiner, geht eine automatische Mail nicht raus (Hinweis am Auftrag); ein Vorschlag warnt, darf aber gesendet werden — dann ohne Einladung.
Wann eine Mail geht — und wann nicht
- Ausgelöst wird beim Wechsel in die Spalte — egal ob auf dem Board gezogen, auf der Auftragsseite weitergeschaltet, in der App geändert oder weil der Kunde ein Angebot im Kundenportal angenommen hat.
- Je Auftrag und Spalte höchstens einmal automatisch. Wer eine Karte hin- und zurückzieht, verschickt nichts doppelt. Noch einmal senden geht nur von Hand (Übersicht des Auftrags → Kundenmails zu den Stufen → Von Hand senden).
- Auch das Anlegen zählt: Ein neuer Auftrag — von Hand, in der App, über das Anfrageformular Ihrer Webseite oder als Störungsmeldung — löst die Mail der Spalte aus, in der er beginnt. So wird aus der Spalte „Anfrage“ die Eingangsbestätigung. Kommt der Auftrag über das Anfrageformular oder eine Störungsmeldung (jeder kann sie ausfüllen), geht automatisch höchstens eine Mail je Adresse und Tag und 30 je Betrieb und Tag, und Links aus dem Formular stehen nicht darin. Beim Umzug/Import aus dem alten Programm geht nie eine Mail — auch die Wiedervorlage beginnt für übernommene Aufträge erst mit ihrem ersten Stufenwechsel in Livo. Eine Online-Buchung über Ihre Buchungsseite löst ebenfalls keine Stufenmail aus: Der Kunde bekommt dort schon die Buchungsbestätigung mit Kalendereinladung.
- Kein Kunde, keine E-Mail-Adresse, oder der Kunde hat widersprochen (Kundenakte → Automatische E-Mails): Es geht keine Stufenmail raus — auch nicht von Hand — und keine Erinnerung; der Auftrag zeigt den Hinweis.
- Die Mail geht im Namen Ihres Betriebs an die Adresse aus der Kundenakte; Antworten landen bei Ihnen. Sie zählt zur Tagesgrenze für Mails.
- Scheitert der Versand, bleibt der Statuswechsel trotzdem gespeichert; der Auftrag zeigt „nicht gesendet“ mit Grund.
Verlauf
Auf der Übersicht jedes Auftrags steht, welche Stufenmail wann, an wen, von wem und wie (automatisch, Vorschlag, von Hand) ging — und welche nicht, mit Grund. Den genauen Wortlaut zeigt das Sendeprotokoll unter Einstellungen → E-Mail.
Wiedervorlage
Je Spalte optional: nach X Tagen ohne Stufenwechsel eine Aufgabe an den Verantwortlichen des Auftrags und/oder eine Erinnerungsmail an den Kunden („Haben Sie noch Fragen?“). Das passiert einmal je Aufenthalt in der Spalte; zieht jemand die Karte weiter, beginnt die Uhr neu. Gezählt wird frühestens ab dem Einschalten — wer die Wiedervorlage einschaltet, löst nichts rückwirkend für alte Aufträge aus. Aber: Nach X Tagen werden alle erinnert, die dann noch in der Spalte stehen — an einer Spalte voller alter Aufträge (etwa „Fertig“) sind das viele Kunden. Ohne Verantwortlichen sieht die Aufgabe die Leitung. Geprüft wird stündlich; Erinnerungsmails gehen je Betrieb höchstens 20 pro Stunde und nur, solange die Hälfte der Tagesgrenze für Mails frei ist — Rechnungen und Angebote haben Vorrang.
Was das nicht ist
Kein Newsletter und keine Werbung: Die Mail geht nur an den Kunden dieses einen Auftrags. In der App ziehen Monteure Aufträge weiter und lösen automatische Mails aus; den Vorschlag zum Prüfen zeigt (noch) nur die Web-App.