Unter Wartung & Service legen Sie eine Anlage an, dazu einen Vertrag mit Vertragstermin und Intervall (z. B. jährlich). Livo rechnet daraus den nächsten fälligen Termin — immer vom Vertragstermin aus, nie vom Tag der letzten Wartung, damit die Heizungswartung nicht über die Jahre in die Heizperiode wandert.
Auftrag und Termin automatisch — wenn Sie es einschalten
Unter Einstellungen → Planung wählen Sie, was im Vorlauf (Vorgabe 60 Tage vor Fälligkeit) von selbst entsteht: aus (Vorgabe), nur Auftrag oder Auftrag und Termin. Livo prüft stündlich und legt je Vertrag und Fälligkeit genau einen Auftrag an; einen Auftrag, den Sie löschen, legt es nicht wieder an. Der Termin (eine Stunde) liegt am ersten Arbeitstag ab der Fälligkeit — nie davor, denn eine Wartung vor dem Vertragstermin zählt nicht als erledigt — und geht an den Stamm-Monteur des Vertrags, in seine erste freie Stunde ab Arbeitsbeginn: Mehrere Wartungen am selben Tag reihen sich hintereinander, statt sich zu überschneiden. Ist der Stamm-Monteur an dem Tag abwesend (Urlaub, krank, Berufsschule) oder bis Arbeitsende ausgebucht, oder gibt es keinen, steht der Termin in der Plantafel unter „Niemand zugewiesen". Überfällige Wartungen bekommen nur den Auftrag, keinen Termin. Termine brauchen das Modul „Termine".
Nichts geht an den Kunden
Auftrag und Termin sind interne Planung: Livo schickt dem Kunden dabei nichts — keine Mail, keine Portalnachricht. Ohne Automatik legen Sie den Auftrag unter Was ansteht mit einem Klick an; steht er schon da, führt die Zeile direkt zu ihm.
Vorschlag im Cockpit
Zusätzlich schlägt das Cockpit vor, Wartungen, die in den nächsten 30 Tagen fällig werden, einzuplanen und den Kunden auf die Anrufliste zu setzen — Livo ruft niemanden selbst an. Cockpit, Glocke, Was ansteht und die Automatik rechnen dieselbe Fälligkeit: ohne erledigte Wartung der Vertragstermin selbst, danach der nächste Vertragstermin nach der letzten Wartung.
Prüfprotokoll für den Kunden
Ein Prüfprotokoll (DGUV V3, E-Check, VDE 0701-0702 und die übrigen Vorlagen) geht als PDF heraus: Prüfschritte, Messwerte, Stromkreise und das Urteil des Prüfers. Nach dem Abschließen unterschreiben Prüfer und Kunde am Bildschirm, und das Protokoll geht per E-Mail an den Kunden. Mit dem Abschließen werden auch die Stromkreise festgehalten: Ändert eine spätere Prüfung die Kreise der Anlage, bleibt das abgeschlossene Protokoll, wie es war. Setzt jemand die Prüfer-Unterschrift über ein anderes Benutzerkonto als das des Prüfers, steht das im Protokoll. Vor dem Abschließen ist das PDF als Entwurf gekennzeichnet. Der Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift den Erhalt, nicht das Prüfergebnis — und Livo bewertet keinen Messwert, das tut der Prüfer.
Wartungs-Abos: der Vertrag als Mitgliedschaft
Unter Wartung & Service → Wartungs-Abos legen Sie Pläne an (z. B. „Heizung Sorglos“): Preis je Abrechnung, Abrechnung alle 1, 2, 3, 6 oder 12 Monate, Mindestlaufzeit, was danach gilt, Kündigungsfristen, enthaltene Leistungen, einen Mitgliederrabatt auf weitere Artikel und Leistungen aus Ihrem Stamm und auf Wunsch Vorrang bei Terminen. Beim Abschluss übernimmt Livo die Bedingungen fest in die Mitgliedschaft — ändern Sie den Plan später, bleibt jeder laufende Vertrag, wie er war — und legt eine Serienrechnung mit der Pauschale an, die sofort läuft (als Entwurf zur Prüfung oder festgeschrieben und verschickt). Der Rabatt gilt auf jedem Beleg des Kunden, solange die Mitgliedschaft läuft; hat der Kunde schon einen höheren Rabatt, bleibt der — Rabatte werden nie addiert. Aufträge von Mitgliedern mit Vorrang stehen in der Plantafel unter „Aufträge ohne Termin“ oben und sind gekennzeichnet. Eine Kündigung tragen Sie mit dem Eingangsdatum ein; Livo rechnet das Ende aus den Bedingungen und beendet die Serienrechnung mit. Verträge, die sich um eine feste Zeit verlängern, verlängert Livo von selbst, samt Abrechnung. Mit Privatkunden schließt Livo nur ab, was § 309 Nr. 9 BGB zulässt (höchstens 24 Monate Mindestlaufzeit, höchstens ein Monat Kündigungsfrist — in Tagen höchstens 28, damit es auch über den Februar nicht mehr ist —, danach nur unbefristet und jederzeit kündbar). Den Vertragstext stellen Sie selbst. Wartungs-Abos brauchen das Recht, Rechnungen anzulegen.
Serviceverlauf
Jeder erledigte Termin wird als Serviceeintrag protokolliert, mit Datum und welcher Vertragstermin damit erfüllt wurde — so lässt sich später belegen, wann zuletzt gewartet wurde.
Warum das zählt
Wiederkehrende Arbeit ist der planbarste Umsatz, den ein Betrieb hat, und der, den man am leichtesten verschläft, wenn niemand daran erinnert.