Unter Zeiterfassung oder direkt am Auftrag starten Sie eine Uhr — sie läuft, bis Sie sie stoppen, und erscheint so lange im Cockpit als laufende Uhr, damit nichts vergessen wird.
Projektbezogen
Jede Zeitbuchung hängt an einem Auftrag. So weiß die Nachkalkulation später, wie viele Stunden wirklich in einem Auftrag stecken — nicht geschätzt, sondern gebucht.
Auf die Rechnung
Eine erfasste Zeit lässt sich als Position auf ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen — ohne sie ein zweites Mal einzutippen. Jede Zeit zählt zum Abrechnungssatz ihres Mitarbeiters (unter Stammdaten), ohne eigenen Satz zum Stundensatz des Betriebs; je Satz entsteht eine Position.
Für die Lohnvorbereitung
Am Monatsende trägt die Zeiterfassung die Stunden für die Lohnvorbereitung zusammen (siehe Team & Personal) — Livo rechnet dabei keinen Lohn aus, nur die Grundlage dafür. Rechnet Ihr Lohnbüro mit DATEV LODAS, bekommen Sie dieselben Zahlen auch als Importdatei: unter Zeiterfassung → DATEV LODAS einrichten die Lohnartennummern Ihres Lohnbüros je Kategorie und die Personalnummern eintragen, dann je Kalendermonat herunterladen. Eine Kategorie ohne Lohnart und ein Beschäftigter ohne Personalnummer fehlen in der Datei; die Seite nennt sie. Die Datei ist nicht von DATEV zertifiziert — den ersten Monat mit dem Lohnbüro gegenprüfen.
Standort beim Stempeln — nur, wenn Sie es einschalten
Ab Werk speichert Livo beim Stempeln keinen Standort. Der Inhaber kann es auf der Seite Zeiterfassung unter Standort beim Stempeln einschalten. Auch dann entscheidet jeder Mitarbeiter selbst: im Browser mit dem Häkchen „Standort mit erfassen“ bei jedem Starten und Stoppen, in der App einmal auf Nachfrage (jederzeit unter Mehr änderbar). Ohne Zustimmung wird kein Standort gespeichert — gestempelt wird trotzdem.
Gespeichert wird nur der Punkt beim Starten (Browser und App) und beim Stoppen (Browser) — keine Ortung dazwischen, kein Bewegungsprofil. Sehen können ihn nur Rollen mit dem Recht „Standort sehen“ (Vorgabe: Inhaber, Büro, Bauleiter).
Die Punkte bleiben nur so lange, wie der Inhaber unter Standortpunkte löschen nach einstellt (1 bis 12 Monate, Vorgabe 3 Monate, gezählt ab dem Ende der Arbeit). Danach leert Livo sie jede Nacht automatisch — der Zeiteintrag selbst bleibt stehen.
Vor dem Einschalten
Der Standort ist ein Beschäftigtendatum. Wer ihn einschaltet, muss seine Mitarbeiter vorher darüber informieren (Art. 13 DSGVO) — wofür, wer ihn sieht, wie lange er bleibt. Ob Sie dafür eine Einwilligung, eine Betriebsvereinbarung oder beides brauchen, ist eine Frage für Ihren Datenschutz- oder Arbeitsrechtsberater.