XRechnung und E-Rechnung: was Handwerksbetriebe wissen müssen

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist der Satz, an dem die meisten Missverständnisse hängen.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung: Ein Mensch liest es, eine Maschine sieht Pixel. Eine E-Rechnung im Sinne der Richtlinie EN 16931 ist ein strukturierter Datensatz — die Beträge, Steuersätze und Positionen stehen in maschinenlesbaren Feldern.

Ein eingescanntes Papier ist keine E-Rechnung. Ein PDF mit Rechnungslayout auch nicht.

Die zwei Formate in Deutschland

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Kein Layout, keine Optik — nur Daten. Das ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

ZUGFeRD ist ein PDF, in das derselbe Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Maschine liest das XML im Inneren. Praktisch überall dort, wo beide Seiten bedient werden müssen.

Beide erfüllen dieselbe Norm. Welches gewünscht ist, sagt der Empfänger.

Die Leitweg-ID

Wer an eine Behörde stellt, braucht die Leitweg-ID: die Adresse, an die innerhalb der Verwaltung zugestellt wird. Sie steht in der Ausschreibung oder im Auftrag und muss in die Rechnung.

Ohne sie wird abgewiesen — und zwar von einer Maschine, ohne Rückfrage.

Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Das ist die Pflicht, die zuerst greift, und sie kostet nichts außer einer Postfachadresse und einem Programm, das die Datei lesen kann.

Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen, abhängig von Umsatzgröße und Jahr. Wer heute schon versendet, ist auf der sicheren Seite; wer nicht, sollte die für sich geltende Frist beim Steuerberater erfragen — die Regeln haben sich mehrfach verschoben, und eine Jahreszahl aus einem Blogartikel ist keine verlässliche Grundlage.

Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Der Malerbetrieb, der einer Rentnerin das Wohnzimmer streicht, darf weiter ein PDF schicken.

Woran E-Rechnungen scheitern

Nachlässe im falschen Feld. "50 € als Entgegenkommen" ist im Handwerk normal. In der E-Rechnung muss der Nachlass als eigener Posten je Steuersatz stehen. Wer ihn in die Summen einrechnet, erzeugt eine Datei, deren Zeilensummen nicht aufgehen — und die abgewiesen wird.

Fehlende Pflichtfelder. Die Norm verlangt Angaben, die auf Papier oft fehlen dürfen: Zahlungsbedingungen, Steuerkategorie je Position, eine Käuferreferenz.

Falsche Steuerkategorie. Bei § 13b (Bauleistungen an Unternehmer) geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Das ist eine eigene Kategorie in der Datei, kein Freitext.

Was Sie prüfen sollten

1. Können Sie E-Rechnungen empfangen und lesen? Das ist die geltende Pflicht.

2. Kennen Sie Ihre eigene Frist fürs Versenden? Beim Berater erfragen.

3. Prüft Ihr Programm die Datei, bevor sie rausgeht — oder erst der Empfänger?

In Livo: XRechnung mit Leitweg-ID und ZUGFeRD werden erzeugt. Jede XRechnung läuft vor dem Download gegen 51 der 253 amtlichen Prüfregeln, die aus den offiziellen Schematron-Quellen übernommen wurden. Diese Prüfung hat zwei echte Fehler im eigenen Export gefunden, bevor sie ein Kunde gefunden hat. Dass es 51 von 253 sind und nicht alle, steht auch auf der Produktseite — eine Prüfung, die man größer macht als sie ist, ist schlimmer als keine.