DATEV-Export für Handwerksbetriebe erklärt

"Schick mir das als DATEV" — der Satz kommt vom Steuerberater, und er meint nicht eine Datei, sondern ein Format mit Regeln.

Was DATEV in diesem Zusammenhang ist

DATEV ist eine Genossenschaft von Steuerberatern und stellt deren Software. Wenn Ihr Berater "DATEV-Format" sagt, meint er meist den Buchungsstapel im EXTF-Format: eine CSV-Datei mit festem Kopfsatz, die seine Software einliest, ohne dass jemand abtippt.

Die zwei Dateien, die zusammengehören

Der Buchungsstapel enthält die Bewegungen: Datum, Betrag, Soll- und Haben-Konto, Belegfeld, Buchungstext. Das ist der Kern.

Der Debitorenstamm enthält Ihre Kunden mit ihren Kontonummern. Ohne ihn stehen im Stapel Nummern, denen der Berater erst Namen zuordnen muss.

Beide gehören zusammen. Wer nur den Stapel schickt, verlagert Arbeit.

Die drei Angaben, die Sie von Ihrem Berater brauchen

Ohne die läuft kein Export:

• Beraternummer — identifiziert die Kanzlei.
• Mandantennummer — identifiziert Sie bei dieser Kanzlei.
• Sachkontenlänge — meist vier oder fünf Stellen, muss zum Kontenrahmen passen.

Dazu der Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04. Beide sind verbreitet, sie unterscheiden sich in der Nummerierung. Die Erlöskonten für 19 %, 7 % und 0 % müssen zum Rahmen passen, sonst bucht der Export ins Leere.

🔴 Ein Export ist kein Rechenwerk

Das ist der Punkt, an dem Missverständnisse teuer werden: Ein DATEV-Export überträgt, was in Ihrer Software steht. Er prüft nicht, ob die Buchung richtig ist, er kennt Ihren Einzelfall nicht, und er ersetzt den Steuerberater nicht.

Wenn eine Rechnung im falschen Steuersatz erfasst ist, exportiert er sie im falschen Steuersatz — sauber formatiert.

Was Sie prüfen sollten

1. Zeitraum: Deckt der Export genau den Monat oder das Quartal ab, das der Berater erwartet?

2. Vollständigkeit: Sind Storni enthalten? Ein Storno ist eine eigene Buchung, kein Löschen.

3. Nummernkreise: Rechnungsnummern müssen lückenlos sein. Eine Lücke ist erklärungsbedürftig.

4. Barzahlungen: Kassenbuchungen laufen anders als Überweisungen — beides muss drin sein.

Und wenn Ihr Berater kein DATEV nutzt?

Dann hilft ein lesbares CSV mit denselben Daten mehr als eine EXTF-Datei, die niemand öffnen kann. Es gibt Kanzleien mit anderen Programmen; die Frage kostet eine Minute.

In Livo: Der DATEV-Buchungsstapel (EXTF 700) und der Debitorenstamm werden erzeugt, dazu ein lesbares CSV für alle, deren Berater kein DATEV nutzt. Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und die Erlöskonten werden einmal hinterlegt. Geprüft wurde das Format gegen echte DATEV-Beispieldateien, nicht gegen unsere Vorstellung davon.